Talobeen tietosuojakäytäntö

Viimeksi päivitetty: 24.11.2021

Tämä tietosuojaseloste kuvaa ne periaatteet, joiden mukaan Talobee Oy (jäljempänä myös "Talobee") kerää ja käsittelee internetin välityksellä tarjoamiensa palveluiden käyttäjien henkilötietoja. Henkilötietoa on kaikki sellainen tieto, joka liittyy tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön, kuten nimi, sähköpostiosoite, valokuva tai tehtävänimike.

Talobee käsittelee henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tietosuojaselostetta saatetaan päivitää liiketoiminnan tai sovellettavien lakien muuttuessa, joten selosteseen on hyvä palata aika ajoin.

Rekisterinpitäjä

Talobee Oy Fredrikinkatu 61a, 6krs, 00100, Helsinki

Puh: 040 132 5612

Email: info@talobee.com

Y-tunnus: 2993631-2

Rekisteriasioita hoitava henkilö: Mikko Hirvonen

Mitä henkilötietoja kerätään

Talobee kerää ja käsittelee pääasiassa seuraavia käyttäjiä koskevia henkilötietoja. 

Kaikki käyttäjät: ilmoittajat:

  • Etunimi, sukunimi
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Käyttäjän sivustolta lähettämät viestit (viestin sisältö ja header-tiedot)
  • Tapahtumahistoria (käsitellyt ja käsittelyssä olevat listaukset, tehdyt remontit)

Palveluun rekisteröityvistä urakoitsijoista edellä mainittujen lisäksi:

  • Yrityksen täydelliset osoitetiedot ja laskutustiedot
  • Profiilikuva
  • Esittelyteksti
  • Referenssit
  • Pätevyydet, sertifioinnit vakuutukset

Mihin tarkoituksiin henkilötietoja kerätään ja millä perustein

Talobee kerää, säilyttää ja käsittelee palvelunsa käyttäjien henkilötietoja ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Samalla varmistetaan, että käsittelylle on olemassa aina vähintään yksi lainmukainen käsittelyperuste. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ja käsittelyperusteita ovat:

Talobeen internetin välityksellä tarjoamien palveluiden toimittaminen ja asiakassuhteen hoito

  • Talobeen palvelun käyttö edellyttää rekisteröitymistä, käyttösopimuksen solmimista, käyttöehtojen hyväksymistä, käyttäjätunnusten luomista ja käyttäjän tunnistamista kirjautumisen yhteydessä. 
  • Talobee käsittelee henkilötietoja erityisesti palvelunsa tarjoamiseksi ja toimittamiseksi sekä sopimusvelvoitteiden täytäntöönpanemiseksi.
  • Tämä pitää sisällään myös normaalin asiakas- ja käyttäjähallinnan, asiakastuen ja -yhteydenpidon, laskutuksen, perinnän ja palautteiden käsittelyn.

Näiden osalta lainmukaisia henkilötietojen käsittelyperusteita ovat erityisesti sopimus Talobeen ja käyttäjän välillä (ml. sopimuksen valmistelutoimet) ja oikeutettu etu.

Markkinointi ja asiakasviestintä

  • Talobee saattaa käsitellä käyttäjien henkilötietoja myös asiakasviestintään ja ilmoitusten tekemiseksi palvelua koskien.
  • Talobee saattaa myös toteuttaa asiakastyytyväisyys- ja markkinatutkimuksia tai muita vastaavia kyselyitä.
  • Talobee voi käsitellä henkilötietoja myös suoramarkkinoinnin toteuttamiseksi, mainonnan ja sisältöjen personoimiseksi ja asiakas- tai käyttäjäsegmenttien muodostamiseksi.
  • Oikeutetun etunsa perusteella Talobee saattaa myös lähettää käyttäjille sähköistä suoramarkkinointia. Sovellettavan lain sitä edellyttäessä Talobee pyytää siihen etukäteisen suostumuksen. Antamansa suostumuksen käyttäjä voi kuitenkin peruuttaa milloin tahansa. Vaikka markkinointi ei edellyttäisi suostumusta, käyttäjä voi aina kuitenkin kieltää häneen kohdistuvan suoramarkkinoinnin.
  • Talobee saattaa käyttää markkinoinnin ja asiakasviestinnän toteuttamisessa myös kolmansien osapuolten palveluja.
  • Asiakastestimoniaaleja tai -tarinoita saatetaan julkaista etukäteisen suostumuksen perusteella.

Näiden osalta lainmukaisia henkilötietojen käsittelyperusteita ovat erityisesti Talobeen oikeutettu etu ja mahdollisesti myös henkilön antama suostumus. 

Palveluiden analysointi ja liiketoiminnan kehittäminen 

  • Talobee pyrkii jatkuvasti kehittämään palveluitaan. Tämä edellyttää palveluiden käytön analysointia ja seuraamista. 
  • Talobee käsittelee henkilötietoa myös palvelun käytön analysoimiseksi, laadun parantamiseksi, teknisten ongelmien diagnosoimiseksi ja ratkaisemiseksi sekä tietoturvan varmistamiseksi.

Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti Talobeen oikeutettu etu.  

Oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen ja muut juridiset perusteet 

  • Talobee saattaa käsitellä henkilötietoja myös oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi tai muihin juridisiin tarkoituksiin (mm. kirjanpito, verotus, väärinkäytösten selvittäminen, oikeudelliset vaateet ja kanteet).

Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen ja Talobeen oikeutettu etu. 

Henkilötietojen antamisen pakollisuus

Henkilötietojen antaminen on edellytys erityisesti sopimuksen syntymiselle ja palvelun käytölle. Toisin sanoen, käyttäjä ei voi käyttää palvelua, ellei tämä anna käyttäjätunnusten luomiseen vaadittavia henkilötietoja, kuten nimeä ja osoitetta.  Potentiaalisten käyttäjien osalta henkilötietojen antaminen on pitkälti vapaaehtoista. Puutteelliset tiedot voivat kuitenkin vaikuttaa siihen, miten Talobee voi käsitellä esimerkiksi yhteydenottopyynnön.

Säännönmukaiset tietolähteet

Talobee saa palvelunsa käyttäjiä koskevia henkilötietoja pääasiassa käyttäjältä itseltään muun muassa rekisteröitymisen yhteydessä, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Henkilötietojen käsittelijät, tietojen luovutukset ja salassapito

Henkilötietoja käsittelee Talobeen henkilöstö ja alihankkijat tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin tehtäviä suorittaessaan. Tietoja ylläpidetään ulkopuolisen palveluntarjoajan palvelimilla, johon on Talobeen henkilökunnan lisäksi pääsy palveluntarjoajan henkilökunnalla. Talobee saattaa käyttää alihankkijoita myös esimerkiksi sähköpostimarkkinoinnissa, pilvitallennuspalveluissa, taloushallinnossa ja laskutuksessa. Alihankkijat ovat Talobeen sopimuskumppaneita eikä heillä ole oikeutta käyttää Talobeen henkilötietoja muihin tarkoituksiin kuin Talobeen hyväksi. Kaikkia alihankkijoita sitoo vaitiolovelvollisuus.

Muutoin Talobee saattaa luovuttaa henkilötietoja lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä, oikeudelliseen vaateeseen vastaamiseksi tai sellaisen valmistelemiseksi taikka mikäli henkilö on antanut suostumuksensa tietojen luovuttamiseen. Talobee saattaa myös luovuttaa henkilötietoja, mikäli tämä on osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa tai muussa liiketoiminta- tai yritysjärjestelyssä.

Henkilötietojen mahdolliset siirrot EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle, erityisesti mikäli Talobeen tiedon tallennukseen ja käsittelyyn käyttämä palveluntarjoaja sijaitsee EU:n ulkopuolisessa maassa. Talobee varmistaa kuitenkin aina, että henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle tapahtuu tietosuojalainsäädännön edellyttämiä riittäviä suojakeinoja käyttäen, esimerkiksi siirtämällä tietoja EU:n komission hyväksymän riittävän tietosuojan maahan taikka solmimalla EU:n komission julkaiseman henkilötietojen siirtoa koskevan mallilausekesopimuksen. 

Miten henkilötietoja säilytetään ja suojataan

Talobee.com-palvelun ja asiakkaan välinen tietoliikenne on salattu SSL-salauksella. Henkilötietoja säilytetään lähes yksinomaan sähköisessä muodossa ja tiedot on suojattu alan yleisten standardien mukaisesti. Pääsy henkilötietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Talobee käsittelee henkilötietoja luottamuksellisina eikä käytä tai luovuta tietoja muutoin kuin mitä tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu. Talobeen fyysiset toimitilat ovat myös hyvin suojatut ja lukitut.

Käyttäjien oikeudet

Käyttäjätietojen hallinnointi palvelussa

Käyttäjät voivat kirjautua palveluun ja joiltain osin tarkastella sekä mahdollisesti päivittää tai muuttaa omia tietojaan.

Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli Talobee käsittelee tietoja suostumuksen perusteella, käyttäjä voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä, esimerkiksi ottamalla yhteyttä edellä mainittuja yhteystietoja käyttämällä.

Pääsy tietoihin ja tarkastuspyyntöjen esittäminen

Käyttäjällä on oikeus saada Talobeelta vahvistus siitä, käsittelee se käyttäjää koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä käyttäjää koskevia henkilötietoja se käsittelee. Lisäksi käyttäjällä on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojensa käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi

Käyttäjällä on oikeus pyytää, että Talobee korjaa tätä koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Vaikka Talobee ei käsittelisi henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin suostumuksen perusteella, käyttäjä voi milloin tahansa kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten esimerkiksi ottamalla yhteyttä edellä mainittuja yhteystietoja käyttämällä.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Mikäli Talobee käsittelee henkilötietoja yleisen edun taikka oikeutetun edun perusteella, käyttäjällä on oikeus vastustaa tätä koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi käyttäjän oikeudet aikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.

Oikeus rajoittaa käsittelyä

Käyttäjällä on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että Talobee rajoittaa tätä koskevaa henkilötietojen käsittelyä.

Oikeus saada tiedot siirretyksi

Mikäli Talobee on käsitellyt tietoja suostumuksen perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, käyttäjällä on oikeus saada tämän sähköisesti toimittamat tiedot jossain yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

Miten edellä mainitut käyttäjän oikeudet on toteuttavissa

Käyttäjä voi toteuttaa edellä kuvatut oikeutensa ottamalla Talobeehen yhteyttä aiemmin mainittuja yhteystietoja käyttäen. Talobeen tulee samalla käyttää kohtuulliset keinot henkilöllisyytesi varmistamiseksi. Mikäli käyttäjä katsoo, että tämän henkilötietojen käsittely ei ole lainmukaista, käyttäjä voi myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto).

Tietojen säilytysaika

Talobee säilyttää käyttäjien henkilötietoja päääsääntöisesti:

Verkkopalvelussa viiden vuoden ajan lukien viimeisestä kirjautumisesta palveluun sekä sähköpostiarkistossa seitsemän vuoden ajan.

Talobee ei muutoinkaan säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta). Tiedon säilytysaikoja voi ohjata myös lainsäädäntö (esim. kirjanpito) sekä oikeudellisten vaateiden esittämiseen liittyvien määräaikojen kuluminen (esim. kanneajat). 

Lisätietoja

Lisätietoja asiakasrekisteri- ja tietoturvapolitiikastamme saa osoitteesta info@talobee.com

Talobee Oy pidättää oikeuden tehdä muutoksia tähän tiedotteeseen, kuitenkin ilmoittamalla asiasta asiakkaille.